Účtovné dáta ako zdroj manažérskych informácií

Účtovníctvo nie je určené len pre účtovníkov a daniarov. Účtovníctvo predstavuje najkomplexnejší a najpresnejší záznam fungovania firmy. Zachytáva všetky ekonomické udalosti - výnosy, náklady, majetok, záväzky aj peňažné toky. Napriek tomu sa v mnohých firmách používa takmer výlučne na splnenie zákonných povinností, ako nutné zlo.

Z pohľadu riadenia ide o nevyužitý potenciál.

Mať dáta ešte neznamená mať informácie

Základný problém nie je v tom, že by účtovníctvo bolo „zlé“ alebo nepresné. Problém je v tom, že účtovné dáta nie sú evidované v štruktúre vhodnej pre manažérske rozhodovanie.

Manažér nepotrebuje vedieť, na ktorom účte je náklad zaúčtovaný. Potrebuje vedieť, ktorá činnosť vytvára zisk, ktorý produkt alebo zákazník je stratový, kde vznikajú neefektívne náklady alebo ako sa realita vyvíja oproti plánu.

Ak účtovné dáta nie sú na tieto otázky schopné odpovedať, z pohľadu riadenia sú prakticky nepoužiteľné, hoci fakticky sú správne.

Máte ziskovosť svojej firmy pod kontrolou?

Videolekcia pre majiteľov a manažérov malých a stredných podnikov Viac...

V praxi sa opakujú napríklad tieto problémy

• Nedostatočné analytické členenie účtov

Náklady a výnosy sú sledované agregovane, bez väzby na produkty, projekty alebo zákazníkov. Nie je možné urobiť správne kalkulácie, lebo nevieme, čo nás koľko stojí.

• Absencia stredísk, projektov alebo zákaziek

Výsledok hospodárenia existuje len za firmu ako celok, nie za jej jednotlivé časti.

• Reporting orientovaný na minulosť

Výstupy vznikajú s výrazným časovým oneskorením, často bez možnosti rýchlej interpretácie.

• Nejednoznačné mapovanie nákladov a výnosov

Manažér nevie spoľahlivo určiť, čo reálne ovplyvňuje ziskovosť konkrétnej aktivity.

• Oddelenie účtovníctva od riadenia

Účtovníctvo funguje ako administratívna funkcia, nie ako zdroj dát pre rozhodovanie.

Čo sa dá z účtovných dát dozvedieť

Ak sú účtovné dáta správne štruktúrované a metodicky uchopené, umožňujú manažérovi získať napríklad:

• výsledok hospodárenia podľa činností, produktov alebo zákazníkov,
• porovnanie plánu a skutočnosti v relevantných rezoch,
• identifikáciu neefektívnych alebo nadbytočných nákladov,
• prepojenie prevádzkových rozhodnutí s finančným výsledkom,
• spoľahlivé podklady pre controlling, banky alebo investorov.

Nejde o nové dáta. Ide o iný spôsob práce s tými istými dátami.

Tri úrovne práce s účtovnými dátami z pohľadu manažéra

1. Dajú sa moje účtovné dáta vôbec použiť na riadenie?

Ak nie je jasné, čo jednotlivé čísla reprezentujú, ak chýba logická štruktúra a metodika, úrovne 2 a 3 ani nemajú zmysel.

2. Dostávam pravidelne správne informácie včas a v zrozumiteľnej forme manažérskeho reportingu?

Cieľom nie je viac reportov, ale menší počet relevantných výstupov, ktoré podporujú rozhodovanie.

3. Vidím finančné a prevádzkové súvislosti v jednom obraze?

Tu už nejde len o dáta z účtovníctva, ale aj o ďalšie zdroje informácií - komplexný reporting, ktorý prepája financie s obchodom, projektmi, výrobou či ľuďmi.

Ak firma nevie, na ktorej úrovni práce s dátami sa nachádza, zvyčajne to znamená, že potenciál účtovníctva zatiaľ využíva len okrajovo.

Manažérsky problém, nie účtovný

Povedzme si na záver dôležitú vec: toto je manažérsky problém, nie účtovný. Z praxe vieme, že účtovníci vám vedia účtovať a dodávať údaje v štruktúre, akú potrebujete. Mnohí sa aj potešia, že to od nich pýtate a dávate dátam z účtovníctva tú váhu, ktorú oni dávno poznajú.

Je to teda na vás, manažéroch a podnikateľoch. Ak vás zaujíma, ako by to mohlo vyzerať, pozrite sa napríklad sem.

Sledujte nás na Facebooku a Linkedine.